כלים, פרומפטים ומסמכים

מיפוי, הכשרה, התנסות, בנייה, הטמעה, ליווי, שיפור.

השלב שבו רוב הארגונים נופלים הוא החמישי. לומדים, מתלהבים, ואז חוזרים לעבוד כרגיל כי אף אחד לא הגדיר מי אחראי על מה ומה קורה כשמשהו לא עובד.

כלל אצבע להתחלה, עד שיש מדיניות כתובה:

מותר - מידע שכבר פומבי, טקסט שאתם כותבים, שאלות כלליות, נתונים אחרי הסרת מזהים.

אסור - פרטים מזהים של לקוחות או עובדים, מידע רפואי, נתונים פיננסיים לא מפורסמים, קוד מקור, חוזים חתומים.

בספק - תשאלו לפני, לא אחרי.

"הנה פניית לקוח והנה הנוהל הרלוונטי. כתוב טיוטת מענה שמבוססת רק על הנוהל. אם הנוהל לא מכסה את המקרה - כתוב 'דורש החלטה אנושית' והסבר למה."

המשפט האחרון הוא מה שמונע מהמערכת להמציא תשובות.

"הנה נתוני החודש מול התקציב. אתר חריגות מעל 10%, הסבר לכל אחת מה ההסבר הסביר, וסמן אילו מהן דורשות בדיקה אנושית לפני שמדווחים עליהן."

"הנה הגדרת התפקיד והנה עשרה קורות חיים. דרג אותם מול הקריטריונים בהגדרה בלבד, ציין לכל אחד מה חסר, וסמן במפורש איפה אתה לא בטוח.

אל תתייחס לגיל, מגדר, מוצא, מצב משפחתי או שם."

המשפט האחרון הוא לא ניסוח יפה - הוא דרישה חוקית.

"קח את הטקסט הבא וכתוב שלוש גרסאות: אחת למנכ"ל שמתעניין בתוצאה עסקית, אחת למנהל מקצועי שמתעניין באיך זה עובד, ואחת למשתמש הקצה שמתעניין מה זה משנה לו. שמור על אותן עובדות."

הדבק את התמלול ובקש:

"סכם את הישיבה לשלושה חלקים: החלטות שהתקבלו, משימות עם אחראי ותאריך, ונושאים פתוחים שדורשים החלטה. אל תכלול דיון שלא הוביל לתוצאה."

ההוראה האחרונה היא מה שהופך סיכום של שני עמודים לחצי עמוד שימושי.

המבנה שאני מלמד בכל סדנה, בארבעה חלקים:

1. תפקיד - מי אתה בשיחה הזו
2. הקשר - מה הארגון, מי הקהל, מה כבר ידוע
3. משימה - מה בדיוק צריך לצאת
4. פורמט - אורך, מבנה, סגנון

רוב הפרומפטים שנכשלים מדלגים על ההקשר.

יצירת תמונות שכוללות טקסט קריא - באנרים, שקפים ותמונות לרשתות. אחד המעטים שמצליח עם עברית.

מצגת מתוך טקסט בכמה דקות. שימושי להכנת סקירה להנהלה או חומר לישיבה, כשהתוכן קיים והעיצוב הוא מה שגוזל את הזמן.

מחקר עם מקורות. מתאים לבדיקת שוק, מתחרים ורגולציה, כשחשוב לדעת מאיפה הגיעה כל עובדה.

מעלים אליו את המסמכים של הארגון והוא עונה רק מתוכם, עם ציטוט למקור. הדרך הכי מהירה להפוך תיקיית נהלים למשהו שאפשר לשאול אותו שאלות.

חזק במיוחד בעבודה על מסמכים ארוכים ובניתוח טקסט. שימושי כשצריך לעבור על חוזה, נוהל או דוח שלם ולהוציא ממנו תשובה מדויקת עם הפניה למקור.

נקודת הפתיחה לרוב המשימות: כתיבה, סיכום, ניתוח והכנה לפגישות. בחשבון ארגוני (Team/Enterprise) המידע לא משמש לאימון המודל - זה ההבדל שחשוב לוודא לפני שמזינים מידע פנימי.